Inför beslut om införande

Innan kommunen fattar beslut om att införa en specifik välfärdsteknik, börja med att ta fram ett beslutsunderlag innehållande behovsanalys, intressentanalys och informationssäkerhet. Det skapar förutsättningar för ett välgrundat beslut.

Beslutsunderlag

Beslutsunderlaget ska ligga till grund för beslut. Avsätt därför tid för det här momentet för att kunna fatta ett välgrundat beslut. Beslutsunderlaget bör innehålla:

• analys av organisationens nuläge, behov och förutsättningar
• nyttokalkyl
• bedömning av genomförbarhet, angelägenhet, risker och hinder
• tydligt syfte till varför den aktuella tekniken ska införas
• bedömning utifrån ett informationssäkerhetsperspektiv
• risk- och konsekvensbedömning för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

Exempel på formuleringar i beslutsunderlaget:

• Den aktuella välfärdstekniken ska införas som digital lösning för de utvalda insatserna.
• Ge uppdrag till verksamheten att ta fram och fastställa nödvändiga processer och rutiner för verkställighet och utförande av insatsen med stöd av välfärdsteknik.

Behovsanalys

I behovsanalysen undersöker och preciserar kommunen de behov som ligger till grund för införandet. Behovsanalysen skapar en bild av vilka förutsättningar som finns och blir utgångspunkt för de krav, villkor och kriterier som kommuner formulerar i beslutsunderlaget.

Börja med att lära känna målgruppen och utreda deras behov. En behovsanalys kan genomföras på olika sätt, till exempel genom intervju eller genom samtal med en fokusgrupp. Det finns flera metodbeskrivningar och mallar för att lära känna målgruppen. Innovationsguiden och Dialogguiden har beskrivningar och stöd för detta.

Lär känna era användare, Innovationsguiden

Genomför fokusgrupp, Dialogguiden

Tjänstedesign och välfärdsteknik

Tjänstedesign är ett arbetssätt som vuxit fram för att bygga och vidareutveckla tjänster som ger bästa möjliga användarupplevelse. Vid införandet av ny välfärdsteknik ska behov styra valet av teknik. I avsnitt 5 av Podden om välfärdsteknik handlar samtalet om hur tjänstedesign kan hjälpa till att skapa nya tjänster och nya sätt att tänka för att lösa framtidens samhällsutmaningar. Avsnittet är 36 minuter.

Om tjänstedesign, innovationsguiden & verktyg för att lösa framtidens utmaningar

Inspirationsseminariet "Låt behoven styra tekniken" handlar om att införa välfärdsteknik med användaren i centrum, med stöd av tjänstedesign. Seminariet ger en inblick i vad tjänstedesign är, tips på användbara verktyg och metoder samt inspiration från kommuner som använt dessa metoder. Medverkade: Elisabeth Kjellin, projektledare SKRs Kompetenscenter välfärdsteknik, Sandra West, projektledare Lunds kommun samt Ann-Sofie Mårtensson, expert digital hälsa RISE. Längd 1 timme och 3 minuter.

Intressentanalys

En intressentanalys är en process som används för att identifiera vilka grupper eller individer som berörs av en förändring. I processen ingår även att analysera hur intressenterna berörs. Intressentanalysen är en viktig del i förändringsarbetet och ska involveras redan i förarbetet inför beslut. Viktiga intressenter vid införandet av välfärdsteknik är:

Ledning och politik i kommunen: Har mandat att fatta beslut och styr riktningen på arbetet med välfärdstekniken. Därför är det viktigt att ta reda på om det finns en vilja att införa välfärdstekniken. Är kommunen villig att initialt satsa resurser för att på sikt se vinster med tekniken?

Biståndshandläggare: Har oftast första kontakten med enskilda, ger information och beslutar om insatsen. Identifiera vad biståndshandläggare kan om välfärdstekniken. Är de tillräckligt trygga med tekniken för att kunna informera den enskilde? Behöver de informationsunderlag?

Enhetsansvarig/chef i hemtjänstverksamhet: Har nära kontakt med enskilda, anhöriga och brukarnära personal. Har de god kännedom om tekniken och arbetsprocesserna så att de kan stödja och leda medarbetare?

Brukarnära personal: Har daglig kontakt med enskilda. Vilken kunskapsnivå har de om tekniken? Är de tillräckligt trygga för att kunna använda och besvara frågor kring tekniken?

Tekniker: Kommer i kontakt med den enskilda vid installation av tekniken. Kan de informera om tekniken?

Den enskilde: Är användaren av välfärdstekniken. Känner den enskilde sig trygg med att använda teknik? Behöver personen prova på tekniken?

Anhöriga: Är de som står närmast den enskilde och har värdefull information om behoven. Den här gruppen kan påverka den enskildes inställning till välfärdstekniken. Har de anhöriga förstått varför välfärdsteknik används? Känner de sig trygga med den enskilde får sina behov tillgodosedd via tekniken?

Intressentanalysen är en del av förändringsarbetet.

Förändringsledning välfärdsteknik

Nyttoanalys

Här finns verktyg för att kunna kartlägga och beräkna potentiella nyttor. Inera har arbetat fram en steg för steg guide som ger praktiskt stöd i hur kommunen kan arbeta fram en nyttokalkyl. 

Nyttokalkyler

Ineras metod för nyttokalkyler kan användas vid framtagning av en egen nyttokalkyl. Här finns exempel på nyttokalkyler för digital tillsyn på natten och mobila trygghetslarm.

Exempel på nyttokalkyler, Inera

Praktisk steg-för-steg-guide, Inera

Digitaliseringssnurran

Digitaliseringssnurran är ett verktyg som gör en grov uppskattning av ekonomiska nyttor med att införa till exempel digital tillsyn och digitala lås.

Digitaliseringssnurran, Post- och telestyrelsen