Läkemedelsautomater, införande för kommuner

Det finns flera olika läkemedelsautomater på marknaden.

Gemensamt för dem är att de:

• laddas med läkemedel för en längre period – ofta en eller två veckor
• programmeras via ett molnbaserat webbgränssnitt med vilka tider den enskilde ska ha läkemedel
• kan påminna den enskilde upprepade gånger om läkemedlen inte plockas ut inom angiven tid
• kan sända ett larm om läkemedlen inte plockats ut av den enskilde.

Egenskaper som kan skilja mellan olika läkemedelsautomater är bland annat:

• storlek och vikt
• hur ofta automaten behöver laddas med läkemedel
• möjlighet att synkronisera läkemedelsautomatens information med läkemedelslistan i annat system
• möjlighet att låsa in läkemedel som inte hämtats för att undvika att den enskilde tar dubbla doser
• funktion för att kontrollera att automaten laddats med rätt läkemedel
• funktion för att mata ut läkemedel i förväg när den enskilde inte kommer att vara hemma vid läkemedelstillfället
• vilka ljud-, tal- och/eller ljussignaler som kan användas för att tala om när det är dags att ta läkemedlen och i vilken utsträckning de kan konfigureras individuellt
• möjlighet att skicka manuella textmeddelanden till den enskilde via läkemedelsautomaten samt om och i så fall hur dessa kan besvaras av den enskilde
• möjlighet att använda olika språk för användargränssnitten både för enskilda och för personal
• möjlighet att administrera behörigheter för personal
• skyddet (digitalt och fysiskt) mot obehörig åtkomst av läkemedel i automaten
  förmåga att upprätthålla funktion vid strömbortfall
• app och/eller webbgränssnitt för personalens användning av systemet
  om läkemedelsautomaten ska laddas med dosrullar eller lösa läkemedel.
  

Den sista punkten beskriver två huvudtyper av läkemedelsautomater. De kallas ofta läkmedelsautomat för dosdispensering respektive lösdispensering.

Två sorters dispensering

Dosdispensering innebär att automaten laddas med en eller flera dosrullar från apoteket av samma slag som används vid manuell läkemedelshantering. När det är dags att ta läkemedel matas en påse ut och klipps upp av läkemedelsautomaten för att underlätta för den enskilde att ta sina läkemedel. Om ordinationen ändras måste personal antingen åka ut med en ny rulle och slänga den gamla eller komplettera med läkemedel vid sidan av automaten, till exempel vid kortvarig kur av något läkemedel.

Lösdispensering innebär att apoteket i stället förbereder förpackningar, till exempel kassetter med ett läkemedel i varje, som monteras i automaten. Automaten kan ta emot ett stort antal kassetter för den som har många olika läkemedel. Vid varje läkemedelstillfälle jämför automaten med aktuell ordination och portionerar ut de läkemedel som ska tas vid det tillfället. Om ordinationen av befintliga läkemedel ändras genom att dosen ökas, minskas eller tas bort kan automatens instruktion uppdateras på distans så att rätt dos ges. Om nytt läkemedel tillkommer behöver det laddas i automaten men befintliga läkemedel behöver inte kastas.

Båda typerna kan bara portionera ut läkemedel i fast form som inte behöver kylförvaras. De kan dock påminna den enskilde om att ta också andra läkemedel som förvaras någon annanstans.

Den här vägledningen bygger på information från ett tiotal kommuner som har omfattande erfarenhet av läkemedelsautomater. Eftersom alla de kommunerna använder läkemedelsautomater för dosdispensering så fokuserar den här vägledningen på sådana, även om det mesta i införande- och användningsprocesserna är identiskt oavsett lösning. En övergripande beskrivning av läkemedelsautomater för lösdispensering ges och baserar sig på uppgifter från leverantörer.

Inför beslut om läkemedelsautomater

Vägledning kring intressenter, nuläges-, behovs- och nyttoanalys, organisation, roller och juridik vid införande och användning av läkemedelsautomater.

Börja med att läsa generellt om behovsanalys, verktyg för att beräkna nyttan och om informationssäkerhet.

Inför beslut om införande av välfärdsteknik

Informera och involvera alla berörda intressenter i ett tidigt skede. Dels bidrar det till ett bättre beslutsunderlag, dels underlättas det kommande införandet av att ha haft med alla berörda under hela processen.

Exempel på intressenter är

• enskilda
• anhöriga
• personal i hemtjänsten
• biståndshandläggare
• sjuksköterskor
• undersköterskor i hemsjukvården om sådana finns
• medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS
• enhetschefer för berörd personal
• förvaltningsledning
• systemförvaltare
• läkare i primärvården (kan behöva ändra ordination till eller från dosrulle).

Dessutom behöver specialistkompetenser inom till exempel IT, informationssäkerhet, juridik, kommunikation och upphandling involveras utifrån sina kompetenser.

Nuläges- och behovsanalys

Kartläggning

Kartlägg nuläget genom att ta reda på hur många

• som har stöd av kommunen att ta läkemedel
• av dem som har dosrulle
• hembesök som görs enbart för läkemedelshantering
• avvikelser som registreras kring läkemedel.

Behovsanalys

Gör en behovsanalys genom att beskriva bland annat

• om målgruppen har kognitiva eller fysiska funktionsnedsättningar som föranleder stödet
• hur många läkemedelsautomater som kan förväntas behövas på kort och lång sikt – de första sex månaderna respektive hela avtalsperioden.

Dos- och/eller lösdispenserat

Utgå från nuläges- och behovsanalysen och ta ställning till frågan om det fortsatta arbetet ska inrikta sig på:

• en lösning för dosdispenserade läkemedel
• en lösning för lösdispenserade läkemedel
• två lösningar, en för vardera dos- och lösdispenserade läkemedel.

Fördelar som brukar nämnas med läkemedelsautomater för dosdispensering är bland annat:

• Kommunen arbetar redan med dosrullar och har en hög användning av dessa.
• Dosrullarna är utrymmessnåla, tar inte så stor plats varken vid förvaring eller transport.
• Det är lätt att ta med sig en eller flera påsar när den enskilde inte ska vara hemma vid läkemedelstillfället.

Fördelar som brukar nämnas med läkemedelsautomater för lösdispenserade läkemedel är bland annat

• Läkemedel som ordineras vid behov kan hanteras av automaten.
• Det är enklare att hantera tillfälliga ordinationer som till exempel antibiotika.
• Förändringar av dosering kan hanteras av automaten utan extra hembesök.
• Mindre kasserande av läkemedel.

Nyttoanalys

Läkemedelsautomater är så pass beprövade att det inte finns anledning att genomföra en pilot för att utvärdera om de ska införas. Däremot är det klokt att göra ett stegvis införande där en första begränsad fas är till för att utveckla arbetssätt och rutiner inför ett breddinförande.

Ta stöd av befintliga nyttoanalyser och gör en egen där så många nyttor som möjligt kvantifieras utifrån kommunens förutsättningar. Det behövs både för att motivera ett införande och för att möjliggöra en bra uppföljning. Se under fliken "Mallar och goda exempel läkemedelsautomater"

Organisation och roller

Hur ser rollerna ut idag? Vad gör sjuksköterskor i hemsjukvården och vad gör undersköterskor i hemsjukvården och/eller hemtjänsten? Samla alla berörda roller och planera för en organisation utifrån de nya arbetssätten som läkemedelsautomaterna medför.

Vem/vilka ska:

• identifiera tänkta användare?
• informera tänkta användare och anhöriga till dem?
• installera automaterna?
• transportera läkemedlen ut till de enskildas hem?
• fylla på automaterna?
• ta emot tekniska larm?
• ta emot larm om läkemedel?
• bedöma vad som ska göras när ett läkemedel inte har tagits i tid?
• åka till hemmet vid ett larm när så behövs?
• bedöma när en läkemedelsautomat inte längre är rätt insats?

Juridik kring läkemedelsautomater

Frågor kring lagrum, övertagande av läkemedelsansvar, överlämnande, delegering och avgifter behandlas i dokumentet Juridik kring läkemedelsautomater.

Läkemedelsautomater och juridik (PDF) Pdf, 117 kB.

Planera och införa läkemedelsautomater

Råd kring förändringsledning, informationssäkerhet, upphandling och förvaltning av läkemedelsautomater.

Börja med att läsa den generella informationen och därefter specifikt om läkemedelsautomater.

Planera, införa och förvalta välfärdsteknik

Förändringsledning

Kommuner som lyckats bra med sitt införande av läkemedelsautomater understryker alla vikten av att engagera all berörd personal i ett tidigt skede och ge dem tydlig och begriplig information om vad införandet av läkemedelsautomater kommer att innebära för dem. De betonar också vikten av att hitta arbetssätt som skapar motivation för alla personalgrupper och kommunicera ut detta tydligt.

Motivationsfaktorer för olika yrkesgrupper

Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)

• Ökad patientsäkerhet genom färre avvikelser och högre följsamhet

Sjuksköterskor

• Samma som för MAS
• Ökad självständighet för den enskilde

Undersköterskor som tidigare överlämnat läkemedel manuellt

• Mindre stress i arbetet genom att förseningar inte gör lika mycket
• Självständighet för den enskilde
  

Omvårdnadspersonal som nu ska börja hantera läkemedelsautomaterna

• Nya stimulerande arbetsuppgifter
  

Omvårdnadspersonal som gör personlig omvårdnad

• Möjlighet för den enskilde att vara väl medicinerad inför omvårdnad
• Att personalen slipper stressa för att hinna i tid för att överlämna läkemedel
  

Planeringsansvariga

• Flexiblare schemaläggning. Andra insatser än överlämnande av läkemedel kan göras när det passar den enskilde och personalen i stället för när läkemedlet ska överlämnas.
• Hembesök som tidigare innebar både överlämnande av läkemedel och andra insatser kan nu utföras av personal utan läkemedelsdelegering

Enhetschefer

• Ökad effektivitet, frigjorda resurser. Förutsätter dock att interna affärsmodeller inte skapar negativa effekter. Om till exempel automaterna ska bekostas av en enhet som visserligen kommer att spara arbetstid men där ersättningssystemet gör att de då också får lägre intäkter uppstår inget incitament för att öka antalet läkemedelsautomater.

Läkare i primärvården

• Patientsäkerheten. Kräver att läkarna har fått tydlig information om läkemedelsautomaterna så att de känner sig trygga med att det är en bra lösning.

Dataskydd och informationssäkerhet

Som med all välfärdsteknik är kraven höga på riktighet, spårbarhet, tillgänglighet och konfidentialitet. Samtidigt måste vi utgå från att teknik ibland drabbas av driftstörningar. En bedömning kan då vara att riktighet är allra viktigast så att automaten inte ger fel läkemedel eller fel dos. Tillgänglighet är också viktig men om det finns funktioner för driftövervakning samt rutiner för larm om driftavbrott blir det möjligt att övergå till manuell hantering vid driftavbrott.

Det finns mer att läsa om informationsklassning på siorna 59-60 i Upphandling av välfärdsteknik 3.0.

Upphandling av välfärdsteknik 3.0

Vägledningar om molntjänster

Välfärdsteknik och informationssäkerhet

Upphandling av läkemedelsautomater

Leverantörsdialog, affärsmodeller och kravställning vid upphandling av läkemedelsautomater.

Genomför en leverantörsdialog med stöd av nuläges- och behovsanalysen för att få kunskap om aktuella tjänster och vilka funktioner och egenskaper de kan erbjuda. Prioritera vilka funktioner och egenskaper som är viktigast. Det kan till exempel vara så att önskemål om att kunna ladda automaten varannan vecka får betydelse på storleken eller att användvänligheten drabbar skyddet mot obehörig åtkomst.

Förebered upphandling av välfärdsteknik

Dialog med leverantörer

Genomför en leverantörsdialog, gärna i form av en enkel RFI - request for information, för att kunna ställa krav och kriterier som marknaden kan svara på.

Hämta också information om leverantörerna i leverantörsdialogen. Använd informationen för att kunna utforma upphandlingsdokumenten så att kraven på leverantör både gör det möjligt för önskade anbud och samtidigt uppfyller kommunens förväntan på en stabil leverans. Inte minst kan det vara viktigt att föra dialog om relationen mellan volym på beställning och leveranstid. Det minskar risken för att införandet försenas på grund av långa leveranstider då marknaden fortfarande är förhållandevis liten men växer snabbt.

Affärsmodeller och användarvänlighet

Olika leverantörer tillämpar olika affärsmodeller. Det kan till exempel handla om huruvida automaterna ska köpas in och ägas av kommunen eller ingå som en del i en tjänst som kommunen köper. I det senare fallet behöver det, innan upphandlingen sker, klarläggas vad som gäller för läkemedelsautomater som står oanvända hos kommunen i väntan på utplacering.

Ta reda på förutsättningarna att ställa relevanta krav innan upphandlingen påbörjas genom dialog med leverantörer samt med andra kommuner. Användarvänlighet är av särskild betydelse då det handlar om kommunikation mellan automaten och den enskilde.

• Kan ljud-, ljus och talsignaler konfigureras utifrån den enskildes behov och förmåga?
• Är det enkelt att hantera uttag av läkemedel också med nedsatt motorik?

Ställ också krav på funktionaliteten i administrationsgränssnittet ur ett användarperspektiv. Det ska vara lätt att utföra behörighetsstyrning, kontroll och spårbarhet.

Samma gränssnitt för olika läkemedelsautomater

Vid upphandling av flera olika läkemedelsautomater för olika behov är det eftersträvansvärt att kunna administrera dem i samma gränssnitt. Där får leverantörsdialogen visa vad som är möjligt. Att behöva arbeta i flera olika gränssnitt ställer högre krav på personalens motivation. Erfarenheten visar att det kan leda till att endast en sorts läkemedelsautomat blir använd i praktiken om personalen behöver använda olika system för olika läkemedelsautomater.

Vissa leverantörer är intresserade av att leverera en plattform som ska knyta till sig annan välfärdsteknik. Fundera på för- och nackdelar med att köpa läkemedelsautomater som en del av ett ekosystem eller som en isolerad leverans. Fördel kan vara färre gränssnitt. Nackdelar kan vara inlåsningseffekter och svårigheter med kostnadskontroll.

Införandestöd

Kommunerna som intervjuats har betonat vikten av ett bra och omfattande införandestöd. Det kan vara i form av utbildning och support från leverantören. Många har också efterfrågat ett stöd inte bara kring den tekniska tjänsten utan också i förändringsledning, nya arbetssätt och urval av användare. För att gardera sig mot anbud som inte inkluderar sådant införandestöd, bör det skrivas in krav på detta i upphandlingsdokumenten.

En utmaning är att beskriva och prissätta stödet. Till exempel går det att sätta ett fast pris för införandestödet och låta leverantörerna beskriva hur mycket och på vilket sätt de kommer att ge kommunen stöd. Det kan sedan vara en del av urvalskriterierna i upphandlingen.

Förvalta läkemedelsautomater

Läkemedelsautomater förvaltas som annan välfärdsteknik.

SKR har inte tagit fram någon specifik information om vad som krävs för att förvalta läkemedelsautomater. Läs den generella informationen om att förvalta välfärdsteknik.

Planera, införa och förvalta välfärdsteknik

Mallar och goda exempel läkemedelautomater

Som stöd i arbetet med att införa läkemedelsautomater finns goda exempel från kommuner samt en nyttokalkyleringsmall från Uddevalla kommun och en utvärdering av läkemedelautomater från Arvika kommun.

Exempel kommuner med läkemedelsautomater

Kristianstad kommun har sin hälso- och sjukvårdshandbok inom kvalitetsledningssystemet liggande publikt på nätet och där finns en sida om läkemedelsautomater där det går att ta del av deras rutiner.

Läkemedelsrobotar, Kristianstads kommun

Eskilstuna kommun har publicerat ett lärande exempel om sitt arbete med läkemedelsautomater på SKR:s webb.

Digitala läkemedelsgivare i Eskilstuna kommun

Uddevalla kommun har gjort en film där Agneta berättar om sin läkemedelsautomat. Hon kallar den "Erik" och den gör henne trygg och självständig. Personal berättar också hur automaten förbättrat deras arbetssituation.

Trygghet och självständighet med medicingivare

Dokument och mallar som stöd

Arvika kommun har gjort en utvärdering av ett års användning av läkemedelsautomater.

Utvärdering digitala läkemedelsautomater, Arvika kommun (PDF) Pdf, 162 kB.

Uddevalla kommun har gjort en nyttokalkyl som räknar på antal sparade besök och antal sparade km vid användning av läkemedelsautomater.

Nyttokalkyl, Uddevalla kommun (PDF) Pdf, 444 kB.