Automatisering för effektivare administration 

Vägen till och arbetet med automatisering kan se olika ut. Därför har kommuner med erfarenhet av automatisering startat från olika steg i processen men alla har en gemensam bild över de viktigaste delarna som ingår i en lyckad process.

Processen innehåller:

• Förberedelser: till exempel tydliggör syfte, gör en nyttorealiseringsplan.
• Organisatoriska förutsättningar: till exempel kunskap om verksamhetens processer, behov och utmaningar.
• Val av processer: till exempel testa i liten skala, prioritering.
• Förändringsledning för realisering av nyttan: till exempel förbered och involvera medarbetare, mät och följ upp.

Hela processen finns i rapporten Automatiserad ärendehantering: Att frigöra tid för värdeskapande arbete.

Automatiserad ärendehantering

Termer och begrepp inom automatisering

AI - Artificiell intelligens

Efterliknar mänsklig intelligens främst kognitiva funktioner, förmåga att lära sig av tidigare erfarenheter, förstå språk, lösa problem, planera en sekvens av handlingar och att generalisera. Exempel på automatisk informationshantering är att kommuner har en chatt-bot som hjälper allmänheten med att svara på de vanligaste frågorna.

Automatisering

Innebär att man utformar en process så att den går av sig själv - den blir automatisk.

E-arkiv

Funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. Exempelvis att lagra handlingar elektroniskt vilket innebär att de inte behöver skrivas ut och arkiveras analogt.

E-tjänst

En webbaserad tjänst, där den enskilde kan komma i kontakt med socialtjänsten digitalt. Exempelvis val av utförare inom hemtjänsten eller ansökan om anhörigstöd.

RPA - Robotic Process Automation

Digitala medarbetare som upprepar det som en fysisk person utför i ett eller flera system.

Goda exempel och inspiration automatisering

Automatisering, ekonomiskt bistånd

SKR har sedan flera år tillbaka arbetat med ett antal kommuner i automatisering av ekonomiskt bistånd. Mycket av kommunernas erfarenheter av arbetet är generellt och går att använda vid automatisering inom äldreomsorgen.

Automatisering ekonomiskt bistånd

Automatisering av arbete

Den globala automatiseringspotentialen bedöms vara närmare 50 procent inom ett par decennier. Få yrken bedöms emellertid kunna automatiseras i sin helhet. Däremot kan de flesta yrken automatiseras till viss del. I svenska kommuner och regioner är det sannolikt arbetsuppgifter inom områden som administration, ekonomi, service, transport och teknik som kommer att påverkas i störst utsträckning. En SKR-rapport från 2018.

Automatisering av arbete - möjligheter och utmaningar för kommuner, landsting och regioner

Lärande exempel

Grästorp är en kommun som ligger i framkant när det gäller digitalisering inom äldreomsorgen men det har saknats ett strukturerat arbete med automatisering av processer. Det gjorde att personalen blev tvungna att komma på nya sätt för att spara tid och effektivisera arbetet samtidigt som kommunen kunde erbjuda kunderna god kvalitet. Ta del av deras arbete på Dela digitalt. Du måste vara inloggad för att komma åt texten.

Så arbetar Grästorp med automatiserade processer

Podden om välfärdsteknik

Uddevalla kommun har använt sig av automatisering av processer inom äldreomsorgen för att klara utmaningen med personalbrist. I avsnitt 19 berättar två medarbetare från socialtjänsten i Uddevalla kommun jobbar med automatisering inom administration som avgiftshantering, ansökan om sjuklönekostnader och fakturor.

Nyckeln till ökade personalresurser Uddevalla kommun, avsnitt 19

Seminarium