Användarcentrering i skolan – förändra och skapa nytta utifrån verkliga behov

Vill du skapa största möjliga nytta för elever och lärare och dessutom undvika dyra felsatsningar? Då är användarcentrering – även kallat tjänstedesign – något för dig. Här får du tips och stöd för att komma igång.

Användarcentrering, eller tjänstedesign, handlar om att på djupet lära känna och involvera användaren för att lösa problem och utmaningar. Det kan ta lite längre tid men blir både bättre och mer kostnadseffektivt på lång sikt. Det gäller inte minst digitaliseringen i skolan. Dessutom får skolans huvudmän ny kompetens och ökad kapacitet att driva framgångsrika och hållbara utvecklingsarbeten i den egna organisationen.

Användarcentrering i skolan kan användas i stort och smått, till exempel utveckla lärarnas feedback till eleverna, förbättra information om skolvalet till gymnasiet eller ta fram ett digitalt stöd för att köpa in läromedel. Ibland har problemet en digital koppling, ibland inte. Och ibland blir lösningen digital, ibland inte. Det är användarnas förutsättningar och verkliga behov som styr.

Målgrupper i skolan kan vara barn, elever, vårdnadshavare eller medarbetare i skolan. Ibland kan man också behöva involvera andra delar av samhället.

Vi har ändrat vårt mindset! Varför har vi inte jobbat så här tidigare? Äntligen tar vi fram rätt grejer på rätt sätt.

Cecilia Sommerfeld, Maria Jonsson & Peter Olofsson, Specialpedagogiska skolmyndigheten

Användarcentrerad skolutveckling i sex steg

Navigera mellan de olika stegen, antingen genom att klicka på knappen "Börja" längst ner på sidan, eller via siffrorna, 1–6 i toppen av sidan.

Praktiska råd innan ni sätter igång

Här har vi samlat lärdomar från några huvudmän om vad som är bra att tänka på inför att ni sätter igång med er satsning inom användarcentrerad skolutveckling.

Utse ansvariga

Det är bra med 1–2 personer som har mer ansvar och driver på; som kan sätta sig in i stödet i förväg. Det är förstås bra om samtliga i teamet tar del av stödmaterialet, antingen innan ni sätter igång eller steg för steg.

Antal personer och roller i teamet

Vi rekommenderar att ni är 3–5 personer i teamet. Fördelar med att vara relativt få är att ni enklare och oftare kan stämma av mellan varandra. Det kan även vara enklare att få till ett tajt team med stort engagemang om ni inte är för många.

Vid vissa moment kan det ändå vara bra att vara några fler, till exempel om många användare ska intervjuas. Be i så fall om hjälp av andra kollegor. Det kan bidra till ökad nyfikenhet och kännedom om användarcentrering och er valda utmaning.

Det är bra med en spridning av kompetenser och roller i teamet. Försök få med flera led i styrkedjan. Ni kan till exempel vara chefer, rektorer, experter och lärare.

Sätt av tid

Sätt av tid i allas kalendrar direkt! Det är lätt att slukas av andra möten och måsten. Prioritera tid både för eget arbete och teamets arbete. Var beredd på att steg 1 och 2 kräver en hel del tid. Det handlar delvis om tid för diskussioner i gruppen, men också tid för att på plats i verksamheterna involvera och undersöka användarnas verkliga behov. Hela processen (alla sex stegen) kan ta allt från några månader upp till ett år.

Förankra

Stöd och kontinuerlig uppföljning från ledningen är en förutsättning för en framgångsrik process och slutresultat. En gedigen förankringsprocess gör kanske att arbetet tar lite längre tid, men ger ett bättre resultat. Inte minst är rektorerna jätteviktiga som informationsspridare, de behöver komma in tidigt i processen. Använd etablerade kanaler som möten, digitala grupper, nyhetsbrev och intranätet.

Ett tips är att i förankringen hos ledningen lyfta fram behovet och nyttan både utifrån effektivitet och kostnader, men också känsla och engagemang för frågan.

Förankra internt bland kollegor att ni avser att driva ett användarcentrerat innovationsprojekt och vad det innebär i tid och resurser. Informera om att lösningen på utmaningen än så länge är oviss.

Resultatet kan bli oväntat

Hela idén med att arbeta användarcentrerat är att vara öppen för nya utmaningar och idéer på lösningar. Resultatet kan bli att man behöver tänka om helt och hållet. Ledningen behöver vara införstådd med att användarcentrerad utveckling utgår från användarnas verkliga behov – och det är först när dessa behov är identifierade som nya idéer på lösningar kan arbetas fram. Kommunicera detta tydligt i början av processen, så att det finns en samsyn om syftet med och förståelse för processen inom ramen för er satsning.

Var beredd på att tänka nytt

Många av oss i skolan upplever nog att vi har bra koll på våra användares verkliga behov. Och ja, till viss del kan det vara så, men förmodligen inte i så stor utsträckning som vi själva tror. Ibland vet inte användarna själva vilka deras verkliga behov är – förrän vi undersöker det tillsammans med dem.

Det är lätt att tidigt komma med egna förslag på lösningar. Man vill så gärna hjälpa till och snabbt lösa problemet. Men ska vi skapa största nytta för användarna behöver vi stanna upp och gå på djupet, för att identifiera och förstå målgruppens verkliga förutsättningar och behov. I den processen krävs att användarna involveras och att vi bromsar våra egna tidiga förslag på lösningar.

Skolhuvudmännen som deltagit i SKR:s utbildning i användarcentrering talar om ett nytt mindset, både i det stora och det lilla. Att inte vara så omedelbart lösningsorienterad – och att det nya sättet att tänka blivit en hävstång i allt arbete i verksamheten.

Det här webbaserade stödet bygger på lärdomar från skolhuvudmän som arbetat med användarcentrering i sex steg enligt en metod från Innovationsguiden. Stödet innehåller grundläggande moment för respektive steg. Det kompletteras med tips från huvudmännen samt länkar till fördjupande texter och mallar i Innovationsguiden. Metoden passar både för övergripande utmaningar och mer konkreta problem.

Metodexempel: Elevers val till gymnasieskolan

I varje steg illustreras processen med ett metodexempel, där ett fingerat team arbetar med frågan om elevernas val till gymnasieskolan. Exemplet har sin grund i att många elever uttrycker att de är osäkra och känner sig otillräckligt förberedda inför gymnasievalet. Det fingerade teamet jobbar sig igenom de olika stegen utifrån exemplet.

Användarcentrerad skolutveckling

Tjänster och produkter som rör digitalisering i skolan blir ofta både dåliga och dyra. Om användarna i stället involveras i processen ökar i stället chanserna till ett bra resultat. I filmen berättar vi mer om användarcentrering och hur du kan använda det för att utveckla skolans verksamhet.

Filmen är cirka 2,5 minuter lång.

Målgrupp

Målgruppen för stödet är aktörer i skolan, till exempel skol- och utvecklingschefer, skolledare, it-strateger och lärare. Självklart kan även andra intresserade inom skolväsendet ta del av innehållet.

Om överenskommelsen

Stödmaterialet för användarcentrerad skolutveckling är ett resultat av SKR:s överenskommelse med regeringen om digitaliseringens möjligheter för att främja kunskapsutveckling och likvärdighet i skolväsendet. Detta delprojekt omfattas av initiativ 12 i den nationella handlingsplanen #skolDigiplan.

Kontakta oss

Kontaktformulär SKR