Planera, planeringsprocessen

Utgångspunkt för att kunna beskriva uppdraget kan vara en vision eller andra övergripande strategiska dokument. Det finns ofta också nationell lagstiftning att ta hänsyn till. En befolkningsprognos ger viktig information.

• Minskar eller ökar vår befolkning?
• Ökar antalet äldre?
• Är vi på väg mot en ny babyboom?
• Hur är livsvillkoren och levnadsförhållandena bland olika grupper av kvinnor och män?

I en tid med stora förändringar i omvärlden och en hög förändringstakt är det många kommuner och regioner som också tar fram en omvärldsanalys med olika möjliga scenarier. Politiska program som majoriteten gått till val på, ska tas hänsyn till när man beskriver uppdraget.

Sätt mål för önskade resultat

Syftet med att sätta mål är dels att på ett konkret sätt fastställa vad som ska uppnås i verksamheten men också staka ut en önskad riktning.

• Vad kan medborgarna och brukarna förvänta sig av den service och de tjänster som kommunen och regionen levererar, oavsett utförare?
• Hur kan dessa tjänster vara jämlika och jämställda?
• Hur ska lokalsamhället utvecklas?
• Vilka förbättringar, resultat och effekter ska uppnås? Och för vilka målgrupper?

För att målen ska vara styrande bör dessa vara mätbara och bygga på fakta. Erfarenheter visar att för många mål och indikatorer snarare stjälper än hjälper. Syftet med att sätta mål på övergripande nivå är att skapa fokus på det som är strategiskt viktigt. Graden av möjlighet till att påverka resultatet kan vara avgörande för om ett mål ska sättas eller om det räcker med att i uppföljningen följa några indikatorer som ger viktig information för det aktuella området. Värt att notera är att påverkansgraden ibland kan vara begränsad men då bero på att målet är gemensamt för flera olika parter (kommun, region, näringsliv med mera) och att man tillsammans kan uppnå målet.

Bestäm redan i planeringsfasen vilka indikatorer som ska användas vid uppföljning. En bra indikator lyfter fram viktiga kvalitativa egenskaper avseende den service och de tjänster som brukarna och medborgarna får ta del av. Den mäter alltså effekten av verksamheternas aktiviteter utifrån ett brukar- och medborgarperspektiv. Den gör det även möjligt att värdera resultat i förhållande till liknande kommuner och regioner, över tid och eventuella skillnader mellan kvinnor och män och så vidare.

Att fördela resurser

Resursfördelningen har en central roll i styrningen av kommunen eller regionen. Den innebär att lagstiftningens krav, olika målgruppers behov, politiska mål och prioriteringar ställs mot tillgången på ekonomiska resurser. Förtroendevalda ska väga samman och prioritera hur ekonomiska medel ska fördelas mellan nämnder och verksamheter.

Eftersom prioriteringarna påverkar brukarna och medborgarna bör det vara tydligt varför och på vilket sätt kommunen eller regionen fördelar sina resurser. Om ett geografiskt område eller en viss verksamhet får mer resurser än andra kan skälet vara att andelen äldre eller barnfamiljer är större i vissa områden än i andra. Men skillnaderna kan också beror på att de förtroendevalda vill satsa mer eller mindre på vissa grupper (till exempel utifrån kön), områden, verksamheter eller oförutsedda händelser. Det är resultatet av politiska prioriteringar.

En utgångspunkt för en väl fungerande resursfördelning är att medborgarna ska behandlas likvärdigt om det inte finns sakliga skäl för något annat. Utförandet kan se olika ut beroende på förutsättningarna men resultatet ska vara likvärdigt.

Aktiviteter i handlingsplanen som leder till målen

En handlingsplan kan vara ett separat dokument eller utgöra en del i en verksamhetsplan. Syftet med handlingsplanen är att ge struktur och underlätta för genomförandet av uppdraget eller specifika åtgärder. Planen kan omfatta aktiviteter som verksamheten planerar att genomföra för att uppnå uppsatta mål. Men den kan också vara mer specifik utifrån en analys som identifierat brister som bör åtgärdas.

Det ska tydligt framgå:

• Varför åtgärden ska genomföras,
• vad som ska göras (kan finnas flera olika delaktiviteter),
• hur genomförandet ska ske (krävs särskilda resurser, vilka ska involveras med mera),
• när aktiviteterna ska genomföras, och hur aktiviteterna ska följas upp.

Vid upprättandet av handlingsplanen är det viktigt att värdera de olika aktiviteterna som vi planerar för och hur dessa leder och bidrar till att vi uppnår uppsatta mål.