Följa upp och analysera verksamhet

Det optimala styrsystemet ”pekar ut” vilka mått som ska följas upp. Har planeringsprocessen genomförts noggrant, så ska det till de politiska målen finnas indikatorer som anger hur målen ska följas upp. Detta innebär att det i budgetdokumentet och verksamhetsplanen finns angivet vilka mått som ska redovisas i uppföljningen vid olika tillfällen i tid och var i organisationen måtten och indikatorerna ska hanteras.

Alla mått behöver inte rapporteras till politiken. Vissa mått hör hemma på verksamhetsnivå och vissa på övergripande nivå. De mått som redovisas till politiken bör vara knutna till de politiska mål som antagits eller beröra något särskilt område som politiken vill undersöka närmare.

Ibland kan det också vara intressant att samla ihop närliggande mått. Visar dessa liknande trender eller finns det skillnader? Och om det finns skillnader borde vi kanske analysera dessa?

Fokusera på avvikelserna

Att utveckla och förbättra innebär att det inte går att arbeta med alla frågor samtidigt. Det är därför viktigt att fokusera på de områden där det finns avvikelser från förväntat resultat. En avvikelse kan vara att politiska mål inte uppnås, att resultaten för olika grupper är sämre vid jämförelser med andra kommuner eller att det finns någon annan avvikande trend, till exempel mellan resultaten för olika grupper för kvinnor och för män.

Koppla resultaten till visioner och mål. Jämför resultaten över tid, med liknande kommuner eller regioner, mellan olika grupper av kvinnor och män, ålder och socioekonomiska förutsättningar.

Som stöd behövs ett rapporteringssystem som tydliggör avvikelserna från annat som fungerar utifrån uppsatta mål. Sådant som inte avviker från förväntningar och uppsatta mål behöver inte politiken fokusera på i första hand utan kan delegera detta till verksamheten att arbeta vidare med inom ramen för det löpande förbättringsarbetet som sker på verksamhetsnivå. Även positiva resultat är intressanta att analysera.

• Vad har vi gjort för att uppnå det goda resultatet?
• Vad kan andra lära av detta?

Sök orsaker till avvikelserna

Att söka och förstå bakomliggande orsaker till avvikelserna är ett avgörande steg för att lyckas i det fortsatta arbetet. Det krävs kunskap kring hur orsakssamband kan hittas och avsatt tid för att titta på fördjupad statistik. Det bör ske en dialog med olika kompetenser för att skapa ett så bra kunskapsunderlag som möjligt, kompetenser både på olika nivåer inom organisationen såväl som utanför organisationen. Detta är ett arbete som inte kan göras av politiken utan måste göras i tjänsteorganisationen utifrån de krav som politiken ställer.

• Tittar vi på rätt saker?
• Saknas något?
• Hur ser de strukturella livsvillkoren och levnadsförhållandena ut inom olika områden?

Detta är bara några av de frågor som måste ställas för att verkligen komma ned på djupet när det gäller insikten om bakomliggande orsaker. Saker som vi tror oss veta måste bevisas eller avfärdas som en myt.

Ett medelvärde visar inte hela sanningen. Medelvärde som visserligen motsvarar nationella snittet kan dölja stor spridning vid nedbrytning på enhetsnivå eller för olika grupper i befolkningen. Involvera gärna brukare och medborgare i analysen.

Reflektera och dra slutsatser

Sammanfatta de orsaker till problem som identifierats i de föregående stegen och fundera på hur dom kan rättas till. Formulera en strategi kring hur problemen ska lösas. Det handlar inte om detaljerade åtgärder eller förbättringsprojekt utan snarare vilka ageranden som kan leda till förbättring. För dialog med verksamheterna vid formulering av strategin.

Ta fram förslag till åtgärder

Förslag på åtgärder tas fram av tjänstepersoner i organisationen. Brukarna och medborgarna har ofta idéer som kan vara intressanta inspel i arbetet med att ta fram förslag till åtgärder. Efterforska best practice, evidensbaserade metoder med mera. Ett viktigt steg innan åtgärderna föreslås är att kontrollera mot det som redan finns, det vill säga aktiviteter i befintliga verksamhets- eller handlingsplaner.

• Hur är det övergripande uppdraget formulerat?
• Hur ser vision och politiska mål ut?
• Vad arbetar vi med idag?
• Stämmer nuvarande arbetssätt med strategin från föregående steg?

Vissa förslag till åtgärder kan hanteras direkt i verksamheten medan andra måste presenteras för politiken för prioritering och beslut.