Strukturera en arbetsplatsträff

En arbetsplatsträff, APT, är ett forum för dialog mellan chef och samtliga medarbetare där alla förväntas att bidra. Genom delaktighet och inflytande kan frågor fångas upp, förståelse skapas om behov i såväl verksamheten som arbetsmiljön på arbetsplatsen. Kreativa lösningar kan diskuteras när medarbetarna bidrar med sin kompetens och erfarenhet. Arbetsplatsträffar är ett tillfälle att bygga goda arbetsrelationer och lära av andra.

Arbetsplatsträffar är ett forum för samtliga medarbetare, oavsett anställningsform.

Vid behov kan exempelvis fackliga företrädare, skyddsombud eller medarbetare från andra verksamheter bjudas in som sakkunniga för att diskutera en viss fråga på APT.

Forum för dialog

För meningsfull och effektiv dialog behöver medarbetarna komma väl förberedda till en APT. Det förutsätter att dagordning och andra underlag är kända i förväg. Det är viktigt att skapa tid och utrymme för dialog. Det innebär att information kan behöva ges i annan form än muntligt under själva APT, till exempel veckobrev eller på intranätet. En annan utmaning är att inte ha en för lång agenda. Att kunna prioritera och tidsätta olika frågor.

Möjligheten för alla medarbetare att kunna närvara är en utmaning för verksamheter som är geografiskt spridda och har verksamhet som pågår dygnet runt alla veckans dagar. Här behöver chefen prova sig fram till en lösning som passar flest.

Tydlighet om beslut

Tanken med samverkan är att en chef ska fatta beslut så nära de berörda som möjligt. Vissa frågor som har hanterats på APT kan en chef besluta om. Andra frågor kan behöva hanteras parterna emellan i samverkansgrupp innan chef kan fatta beslut, det vill säga frågor som faller under MBL. När en chef saknar beslutsmandat i viss fråga eller om frågan berör flera arbetsställen, kan den behöva överlämnas till nästa chefs- eller samverkansnivå. Oavsett hur beslutet fattas är det viktigt att medarbetarna får en återkoppling.

Årsplanering

För en bra framförhållning och handlingsberedskap på arbetsplatsen kan APT med fördel planeras utifrån kända aktiviteter i verksamheten i form av ett årshjul. Exempel på punkter i ett årshjul är verksamhetsplanering, systematiskt arbetsmiljöarbete, ekonomisk uppföljning, löneöversyn med mera.

Här presenteras några exempel på årshjul som kan inspirera.

Årshjul (Excel) Excel, 29 kB.

Årshjul, exempel från Helsingsborgs stad (Word) Word, 240 kB.

Årshjul, exempel från Helsingborgs stad (Powerpoint) Powerpoint, 43 kB.

Lyfta våld i nära relation på APT

SKR har tagit fram stöd för chefer att lyfta frågan om våld i nära relation på APT. Syftet är att underlätta för utsatta medarbetare att ta emot hjälp. I materialet finns kunskap om våld, stöd att hålla enskilda samtal, samt mallar och checklistor som du behöver ha koll på innan du lyfter frågor om våld. Materialet kan anpassas lokalt.

Våld i nära relation – stöd för dig som chef

Stödverktyg för bättre möten

Suntarbetsliv har utvecklat ett digitalt forskningsbaserat verktyg för att möten ska bli mer effektiva och meningsfulla. Verktyget går ut på att man ska lära sig om och träna på att använda olika perspektiv. När de olika perspektiven samspelar kan ett möte bli bättre.

Bättre möten, Suntarbetsliv

Inbjudan

Schemalägg och gör tiderna kända för APT så att medarbetarna får framförhållning och vet när de senast behöver komma in med punkter till dagordningen.

Dagordning

Dagordning med frågor och ungefärlig tidsåtgång behöver skickas ut i förväg, minst en vecka innan APT. Den information som behövs för att medarbetarna ska kunna förbereda sig och tänka till innan mötet ska bifogas.

Frågor som behöver följas upp och återkopplas från tidigare möten eller andra beslutsnivåer behöver finns med på dagordningen.

Exempel på dagordning för APT (PDF) Pdf, 880 kB.

Dokumentation

APT behöver dokumenteras och det är chefen som är ansvarig för att minnesanteckningar skrivs. Vem som skriver kan rotera. Det är viktigt att minnesanteckningarna görs kända för samtliga medarbetare, exempelvis i form av nyhetsbrev eller på intranätet. Minnesanteckningar behöver också sparas så att det är möjligt att i efterhand ta del av dem.

Uppföljning

Det är värdefullt att återkommande följa upp om APT fungerar som chef och medarbetare förväntar sig och gällande samverkansavtal förutsätter. Finns samsyn om vad verksamheten ska åstadkomma och vad som menas med delaktighet och inflytande? Är rätt frågor på agendan och finns utrymme för dialog? Ges information och återkoppling?

Vad är en arbetsplatsträff (APT)? Suntarbetsliv

Nässjös ”APT-kit”, bildspel och talarstöd på APT, Suntarbetsliv

Hon hjälper chefer stötta mot våld i hemmet, Suntarbetsliv