Exempel på samverkan vid införande av nytt schema

En enhet inom regionen behöver se över sitt schema utifrån nya förutsättningar i verksamheten.

Chefen har en del tankar och idéer om vad som behöver förändras i schemaläggningen för att mer utgå i från verksamhetens behov och hur arbetstiden kan förläggas.

Lyft frågan i tidigt skede på APT

Arbetstiden är en av verksamhetens viktigaste resurser och behöver förläggas med utgångspunkt i verksamheten och patienternas behov. Samtidigt behöver verksamheten planeras på ett sätt som säkerställer en bra arbetsmiljö. Eftersom delaktighet och inflytande är grunden i samverkan lyfter chefen upp frågan i ett tidigt skede på ett APT (arbetsplatsträff). Medarbetarna får sitta i små grupper och diskutera vad som fungerar bra i schemaläggningen idag, om det finns några brister och om de ser något som kan förbättras.

En rad konkreta förslag kommer fram, dock inget av de förslag som chefen har funderat på. Chefen upplever att medarbetarna har svårt att se frågan utifrån patienternas behov och de nya förutsättningarna i verksamheten. Tvärtom upplevs diskussionerna mer utgå ifrån hur enheten tidigare har gjort samt medarbetarnas behov och önskemål för att få ihop sin livssituation.

Chefen inser att det kommer att krävas mer information och kunskap för att komma framåt i diskussionerna kring det nya schemat.

• Medarbetarna behöver förstå vad som ska uppnås och varför, samt utifrån vilka förutsättningar.
• Vilken kultur har vi kring arbetstidens förläggning, och hur förändrar vi den?
• Vad ska vi tänka på för att få scheman som säkerställer en bra arbetsmiljö?

Inför kommande APT-möten för chefen in nya perspektiv.

Ekonomi- och bemanningsperspektivet

En ekonom kommer till APT och berättar om det ansträngda ekonomiska läget som kräver att det görs besparingar i verksamheten. Kostnader för vikarier och övertid som är höga både inom det egna området och hela regionen uppmärksammas.

Bemanningsplanerare bjuds in till APT och pratar om vad man behöver tänka på vid arbetstidsförläggning utifrån bemanning och organisatoriska förutsättningar, exempelvis arbetstidslagstiftning, kollektivavtal, semesterplanering och frånvaro.

Verksamhetsperspektivet

Konsekvenser för patienterna utifrån verksamhetens aktuella förutsättningar diskuteras med målsättningen att patienterna ska få en god kontinuitet i sin omsorg. Chefen föreslår att de ska fundera över om de gör rätt saker vid rätt tid utifrån verksamhetens behov. De ritar upp sin verksamhet utifrån en veckas arbete:

• Vilka tider är hårt belastade under veckan?
• Vilka tider har patienterna störst behov av omsorg?
• Vilka tider beordras ofta övertid eller tas in flest vikarier?
• Vilka uppgifter kan göras vid andra tidpunkter och vilka uppgifter måste utföras vissa tider?

De tar hjälp av verktyg från projektet Heltidsresan om att organisera och bemanna för att hitta frågeställningar och lösningsperspektiv. Utgångspunkten i diskussionerna är verksamheten och dess behov.

Heltidsresan

Arbetsmiljöperspektivet

Oavsett vilken modell man använder för schemaläggning har chefen ansvaret för arbetsmiljön.

För att arbeta med delaktighet och inflytande i schemaläggningen behöver chefer och medarbetare ofta stöd och kompetens i hur man kan arbeta med hållbar arbetstidsförläggning. Arbetsgruppen genomgår tillsammans en webbaserad utbildning i hälsofrämjande schemaläggning via Suntarbetsliv. De läser på om vad man ska tänka på för att få scheman som säkerställer en bra arbetsmiljö.

Skyddsombudet bjuds med på APT och kan bidra med sin kompetens inom arbetsmiljöområdet samt och organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA, där det finns stöd för arbetet med arbetstider. En konsekvens och riskanalys genomförs.

Nytt förslag på schema

Inom samtliga områden kommer det upp nya tankar och idéer och chefen samlar ihop dessa och ber att få återkomma med ett förslag på nytt schema utifrån vad som diskuterats. Chefen tar stöd av bemanningsplanerare och schemaläggare i organisationen för att få hjälp med att tänka kring bemanningen utifrån de olika idéer och förslag som kommit fram.

Kriterierna för schemaläggning i regionen är tydliga och utgår ifrån;

1. Verksamhetens behov av bemanning (bemanningskravet)
2. Lagar och avtal
3. Hållbar arbetstidsförläggning
4. Medarbetarnas önskemål.
   

Till slut får de fram ett schema som tar hänsyn till så många delar som möjligt av de som har framkommit i diskussionerna. Chefen tar upp förslaget på nästa APT och gruppen diskuterar för- och nackdelar samt eventuella risker utifrån arbetsmiljöperspektivet kring de förändringar som förslaget till nytt schema innebär. En del mindre justeringar görs utifrån medarbetarnas önskemål. Chefen är noga med att förklara alla delar så att inga frågor lämnas obesvarade.

Chefen lämnar i god tid över schemat till de lokala fackliga företrädarna och beskriver processen samt de arbetsmiljöåtgärder som har eller kommer att åtgärdas. De fackliga företrädarna ifrågasätter vissa delar av schemat. Efter överläggning i frågan beslutar chefen ändå att det är det bästa möjliga schema som kan åstadkommas utifrån förutsättningarna i verksamheten.

Återkoppling och uppföljning

Chefen är tydlig i återkopplingen av sitt beslut och med varför vissa saker som diskuterats inte kan genomföras. Det finns också en handlingsplan med aktiviteter utifrån arbetsmiljön som enheten behöver åtgärda innan schemat påbörjas samt följas upp under tiden.

Vid nästa schemaperiod påbörjas det nya schemat och uppföljningar planeras in på APT under det kommande året för att fånga upp vad som fungerar bra och vad som behöver justeras i det nya schemat.

Webbutbildning för hälsofrämjande schemaläggning, Suntarbetsliv

Hållbar arbetstidsförläggning, Heltidsresan