Exempel på samverkan vid budgetneddragning

Detta exempel syftar till att beskriva olika delar i processen för hur organisationen och en chef i första linjen kan hantera en förändring av budget utifrån samverkansperspektiv.

Frågor kan uppstå av olika anledningar och på olika nivåer i organisationen. Denna fråga kommer till chefen från ledningsgruppen utifrån nya direktiv kring budget. Observera att frågan är avsevärt förenklad och avser inte att beskriva alla delar i en förändringsprocess, utan belysa möjliga steg i processen för att få till inflytande och delaktighet före beslut om viktigare förändringar.

Vilka berörs av frågan?

Tänk utifrån flera olika perspektiv när ni diskuterar en fråga. Utgångspunkten i samverkan är att frågor ska diskuteras så nära medarbetarna som möjligt.

Frågor att ställa sig som chef i samband med uppdraget

• Hur involverar jag mina medarbetare på bästa sätt?
• Har jag själv några förslag som jag vill diskutera med mina medarbetare? Hur gör jag det utan att komma med färdiga förslag?
• Har jag tillräckligt med information för att kunna informera medarbetarna på bästa sätt?
• Vilka mandat har jag att fatta beslut i frågan? Är det tydligt vem som kommer fatta vilka beslut?

Steg 1 - Behov

Chefen får information om besparingskrav från sin chef som sitter i ledningsgruppen för förvaltningen. Tillsammans med ekonomichefen har ledningsgruppen gått igenom budgeten för hela förvaltningen och hur mycket som kommer behöva sparas totalt. I ledningsgruppen diskuterades olika förslag på hur besparingarna kan göras utifrån förvaltningsövergripande perspektiv. Ledningsgruppen konstaterar att detta är en fråga som kommer beröra stora delar av verksamheten och gör en plan för information och kommunikation av frågan.

Frågan ska först tas upp i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen för att diskutera hur förvaltningen ska ta sig an denna stora uppgift samt för att informera de fackliga organisationerna om situationen.

Farhågan är att personalnedskärningar kommer behöva göras. Frågan diskuteras utifrån olika perspektiv och eftersom den kommer beröra alla medarbetare bedöms frågan behöva hanteras på alla nivåer i förvaltningen innan förvaltningens samverkansgrupp kan samverka i frågan.

Efter diskussioner i förvaltningsövergripande samverkan får alla chefer inom förvaltningen i uppdrag att utifrån sin verksamhet komma med förslag på vilka besparingar, stora som små, som kan göras. Elin som är enhetschef för en hemtjänstenhet får information via sin chef och en tidplan för när åtgärder ska återkopplas till ledningsgruppen.

Steg 2 - Information

Elin inser att besparingarna kommer slå hårt mot hennes enhet då de den senaste tiden haft höga kostnader. Hon bjuder in sina medarbetare till ett informationsmöte för att informera om besparingskravet och de går igenom enhetens och förvaltningens ekonomi tillsammans med en ekonom. Vilka utgifter har de, var skulle de kunna spara och så vidare.

Om två veckor har de APT. Elin ber alla medarbetare att fundera över om de ser några utgifter som skulle kunna minskas och hur. Mycket av mötet går också åt till att lugna medarbetarna som förstår att det är en allvarlig ekonomisk situation. Många blir oroliga för vad som kommer ske då personalutgifterna är den största utgiftsposten för enheten. I detta läge är Elin noga med att förklara att oavsett vad som händer ska inget tas ut i förskott samt vilka delar som enheten kan påverka i frågan.

Steg 3 - APT

På arbetsplatsträffen är alla medarbetare med samt skyddsombud för verksamheten. Eftersom tidplanen är snäv behöver alla förslag som lyfts fram diskuteras utifrån både ekonomi-, verksamhets- och arbetsmiljöperspektiv.

Tillsammans skriver de fram ett förslag på handlingsplan med åtgärder som skulle kunna minska utgifterna på enheten. I åtgärdsplanen gör de även en första bedömning av konsekvenser och risker av åtgärden. Denna del avser de fortsätta utveckla för de åtgärder som blir aktuella.

De inser tillsammans att deras förslag på åtgärder inte kommer räcka för besparingskravet, men Elin är väldigt tacksam för de kreativa förslag som uppkommit som kan minska ner eventuella besparingar på personal.

Förslag på handlingsplan med åtgärder

Steg 4 - Samverkansgrupp

Elin tar med sig förslagen som tagits fram till chefsgruppen för att se hur andra enheter diskuterat samt till sin lokala samverkansgrupp. I samverkansgruppen diskuterar de vidare kring åtgärderna och tar del av diskussioner från APT samt andra lokala samverkansgruppers diskussioner. Tillsammans tittar de på åtgärderna och vilka konsekvenser de kan tänkas få. Elin informerar samverkansgruppen att om enheten inte hittar mer besparingsåtgärder så kommer neddragning av personal vara nödvändigt.

Efter diskussion i samverkansgrupp på enhetsnivå lämnar Elin in en åtgärdsplan till ledningsgruppen. Hon återkopplar till medarbetarna vad som lämnats in och vad som nu sker i processen.

Ledningsgruppen tittar på alla inkomna förslag och tar sedan upp dessa för samverkan i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen. Denna är tillika skyddskommitté och frågorna belyses utifrån arbetsmiljöperspektiv övergripande för förvaltningen.

Tyvärr kommer de föreslagna besparingarna inte räcka och ledningsgruppen behöver, efter diskussion i samverkan, fatta ett beslut om vissa personalneddragningar trots de omfattande åtgärderna. Det blir dock i betydligt mindre omfattning än vad som först befarats.

De förvaltningsövergripande förslagen om neddragningar tas i sin helhet i en extrainsatt samverkansgrupp före beslut i frågan. På grund av en snäv tidplan behöver ledningsgruppen fatta ett beslut trots att samsyn inte nåtts hela vägen i frågan. De fackliga organisationerna är inte helt eniga gällande alla åtgärder, men alla har varit med och diskuterat frågan från behov och analys till beslut. Konsekvensbedömningar som är gjorda beskriver en hel del följder av besluten och alla enheter ska arbeta vidare med åtgärder utifrån identifierade risker.

Steg 5 - Beslut och återkoppling

Beslut fattas i frågan. Information går ut till alla i verksamheten. Elins enhet kommer behöva dra ner 2 årsarbetare enligt beslutet. Elin informerar alla medarbetare och de går tillsammans igenom riskbedömningarna som är gjorda samt vilka konsekvenser detta kan få för deras verksamhet. De behöver prioritera arbetsuppgifter ännu hårdare, vilket kommer få konsekvenser både för måluppfyllelse och arbetsbelastning. Tillsammans gör de en uppdaterad lista för prioriteringar vid hög arbetsbelastning som Elin tar med sig till lokala samverkansgruppen.

Elin har ett förslag om att inte återbesätta två tjänster varav en är en visstidsanställning som går ut och en kommande pensionsavgång. Genom detta slipper de turordningsförfaranden och eventuella omplaceringar. Efter att ha diskuterat förslaget med medarbetarna tar Elin upp det i samverkansgruppen och för dialog med de fackliga om hur de beslutade neddragningarna ska hanteras på enheten. Efter samverkan i frågan informeras alla medarbetare om vilket beslut som är fattat.

Steg 6 - Uppföljning

Eftersom förändringar i verksamheten får konsekvenser för medarbetarna görs en tydlig plan för uppföljning av åtgärderna och de risker som lyfts fram. Risker åtgärdas och stort fokus ligger på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön under kommande APT och samverkansgrupper för att säkerställa att medarbetarna har rätt förutsättningar för sitt arbete genom hela förändringsprocessen.