Arbetsgivarens ansvar vid omfattande personalfrånvaro

Då verksamheten är hårt ansträngd och det finns svårigheter att få bemanningen att räcka till kan arbetsgivaren inom ramen för lag och kollektivavtal vidta åtgärder för att upprätthålla verksamheterna.

Arbetsgivaren kan exempelvis bli tvungen att förskjuta arbetstid, beordra övertid och nödfallsövertid, beordra jour och beredskap eller återkalla beviljad semester. Arbetstagaren har en skyldighet att byta schema, förskjuta arbetstiden, arbeta övertid och mertid, fullgöra jour och beredskap, vikariera för andra samt att inom ramen för anställningsavtalet arbeta på annan arbetsplats.

Cirkulär 20:13 - Bemanning vid omfattande personalfrånvaro

Arbetsgivaren behöver ta fram scenarier och utforma planer för att klara av en omfattande personalfrånvaro och samtidigt säkra bemanningen.

Åtgärder för att säkra bemanningen vid kris

1. Gör en prioritering av verksamheterna i nära samarbete med verksamhetscheferna. Svara på frågor som: vad kan skjutas fram, vad kan ställas in och vad måste absolut vara igång?
2. Ha en löpande dialog med de fackliga organisationerna om arbetet och de prioriteringar som kommer att behöva göras.
3. Inventera alla möjligheter till bemanningsförstärkning. Erbjud deltidsanställda att gå upp på heltid, ta in extrapersonal, studenter, tidigare anställda, pensionärer, bemanningspooler. Går det att snabbutbilda? Finns möjlighet att rekrytera från andra verksamheter på orten där personal permitterats? Finns resurser i frivilligverksamheten som kan bidra?
4. Ha en dialog med medarbetare i de verksamheter som inte är högst prioriterade om att de behöver vara beredda på att behöva förstärka i den mest akuta verksamheten. Säkra gemensamt att dialogen fungerar och är konstruktiv. För också dialog på individnivå – mellan chef och medarbetare. Utgångspunkten är att alla kan och behöver bidra med något, men det kan ske på olika sätt.
5. Frivillighet är första alternativet. I ett mycket kritiskt läge kan dock frågan ställas på sin spets, och ytterst kan arbetsgivaren tillfälligt beordra en arbetstagare att vikariera för annan personal. Det kan innebära att personal får arbeta med helt andra uppgifter än det man normalt gör, förutsatt att personen har kompetens för uppgiften. Här är det viktigt att ge arbetstagaren förutsättningar att klara situationen. Läs mer om detta nedan, främst under rubriken Vad innehåller bestämmelsen om allmänna åligganden och vilken praktisk hantering bör arbetsgivare tänka på?

Om ett krisläge uppstår i kombination med en omfattande och avgörande påverkan på personalförsörjningen kan sektorns Krislägesavtal aktiveras.

Krislägesavtal

I en situation med snabb smittspridning av Covid-19 och stort personalbortfall är frågan om att säkra bemanning i verksamheterna av största vikt. Arbetsledningen behöver då sannolikt fatta snabba beslut att beordra övertid, byta scheman, tillfälligt byta arbetsplats, vikariera för annan arbetstagare eller fullgöra jour och beredskap. Men verksamheten behöver också se över möjligheter att styra arbetstagare dit där de kan hjälpa till och behövs mest.

Förändringar gällande när, var och med vilka arbetsuppgifter arbetstagaren utför arbetet bör i första hand ske med grund i frivillighet från arbetstagaren och genom dialog. Lämpligt är även att i första hand se över om arbetstagaren kan behövas inom ordinarie verksamhetsområde, för att tillvarata den kompetens som finns. Det är självfallet också viktigt att arbetsgivaren är lyhörd för om arbetstagare har giltiga skäl att avstå. Lika viktigt är det att arbetsgivaren också tar hänsyn till vilken kompetens arbetstagaren har och inte ger andra arbetsuppgifter än som arbetstagaren faktiskt förmår utföra.

Allmänna åligganden för arbetstagaren anges i Allmänna bestämmelser § 6. Första momentets första rad anger arbetstagarens arbetsskyldighet; ”Arbetstagare ska utföra de arbetsuppgifter som framgår av för arbetstagaren gällande anställningsavtal och de åligganden i övrigt, som är förenade med anställningen”. Arbetsskyldigheten här är också i enlighet med praxis, bland annat utifrån den så kallade 29/29 principen. Den som är anställd som exempelvis sjuksköterska har alltså arbetsskyldighet som sådan inom arbetsgivarens hela verksamhet. Numera torde arbetsplatsen på anställningsavtalet oftast anges med ”för närvarande placerad vid”, vilket ger möjlighet till rörlighet. Ovanstående innebär att inom ramen för arbetsgivarens verksamhet kan arbetsgivaren tillfälligt placera sina medarbetare där verksamheten så kräver. Arbetsgivarens beslut är så kallade arbetsledningsbeslut och ska självfallet utgå från den situation som råder.

Förutom tillfälliga placeringar och förändrade arbetsuppgifter inom ramen för arbetsskyldigheten, har arbetsgivaren möjlighet att med stöd av arbetsledningsrätten beordra arbetstagaren att arbeta övertid, byta schema, fullgöra jour och beredskap, arbeta utöver fastställd arbetstid samt att fullgöra jour och beredskap. Dessa åtgärder är inte begränsade tidsmässigt.

Utöver vad som sagts ovan har arbetsgivaren genom beslut om så kallat vikariatsförordnande, möjlighet att tillfälligt även ge arbetstagaren arbetsuppgifter som normalt ligger utanför arbetsskyldigheten i anställningsavtalet. Det innebär att arbetstagaren tillfälligt kan behöva vikariera för någon annan i dennes arbete för att säkerställa att viktig verksamhet kan fortsätta bedrivas. Vikariatsförordnandet innebär alltså en omfattande arbetsskyldighet för arbetstagaren som även kan sträcka sig utanför avtalsområdet, men det är alltid av tillfällig natur. Exempel på vikariatsförordnande är administrativ personal med vårdkompetens som går in i vården och arbetar för att fylla vakanser. Arbetstagaren är inte skyldig att arbeta på ett vikariatsförordnande längre tid än sex månader under ett kalenderår eller i följd (se anmärkning 2 till AB § 6 moment 1). Det finns däremot ingenting som hindrar att arbetstagaren frivilligt går med på en förlängning.

Utöver vad som angivits ovan finns en möjlighet för arbetsgivaren att stadigvarande förflytta en arbetstagare till andra arbetsuppgifter eller annan arbetsplats. Denna åtgärd sker då alltid inom ramen för arbetsskyldigheten enligt anställningsavtalet, vilket för Kommunals avtalsområde typiskt sett bedöms vara vidare än inom avtalsområden för tjänstemän. Ett beslut om stadigvarande förflyttning ska föregås av MBL-förhandling. Detta är också givetvis ett möjligt verktyg för arbetsgivaren att säkerställa att viktig verksamhet hålls igång på lång sikt. För stadigvarande förflyttning ska arbetsgivaren ha vägande skäl för åtgärden om arbetstagaren motsätter sig förflyttningen.

Stadigvarande förflyttning ska inte blandas ihop med ett tillfälligt behov av att arbetstagaren byter arbetsplats eller arbetsuppgifter inom ramen för arbetsskyldigheten. Sådana tillfälliga åtgärder för att säkerställa viktiga verksamheter under pågående pandemi, sker utifrån arbetsgivarens arbetsledningsrätt.

Allmänna bestämmelser (AB)

Om synnerliga skäl finns är arbetstagaren skyldig att avbryta sin semester och återgå i arbete. Vistas då arbetstagaren på annan ort ges skälig ersättning för extra kostnader som uppkommit. Ersättning till arbetstagaren vid avbruten semester framgår av Allmänna Bestämmelser §27 mom.13. De extra semesterdagar som kan utges gäller under avbruten huvudsemester.

Arbetsgivare som överväger att avbryta medarbetares semester ska ha gjort en riskbedömning av bemanningsläget och på relevanta sätt försökt täcka behovet av personal, exempelvis med vikarier eller övertid. Först därefter kan semester avbrytas.